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Teresa Guajardo Berlanga
Teresa Guajardo Berlanga
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15 Junio 2016 04:00:15
Asignatura pendiente
En el ámbito de la gestión pública y el actuar gubernamental hoy en día, toda dependencia de Gobierno constitucionalmente tiene la obligación, en el ejercicio de sus funciones, de recolectar datos, documentos y preservarlos en archivos organizados y actualizados, que ayudan al análisis metódico que forma parte esencial y útil para corroborar y comprobar información al ciudadano.

En el manejo de los archivos, si bien por medio de un banco de datos o documentos en físico, todo registro debe constar el actuar y porvenir gubernamental, estipulando una serie de hechos ejecutados por los propios “sujetos obligados” (entidades públicas) con el objetivo único de que se evite todo tipo de lazos con la corrupción o una indebida gestión pública que no está sujeta a los lineamientos legales.

La Ley de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Coahuila de Zaragoza establece un apartado donde formaliza el debido manejo de estos documentos que deben de interesar a la ciudadanía; en su capítulo octavo, sección primera, estipula cómo las entidades de Gobierno deben hacer constar su actuar mediante la organización del manejo de archivos, observando los principios de disponibilidad, eficiencia, localización expedita, integridad y conservación; así como la obligación de contar con lineamientos en su interior, incluyendo por lo menos el cuadro general de clasificación archivística, señalando tres niveles de descripción: fondo, serie y sección documental, así como el catálogo de disposición e inventarios documentales por expediente general de transferencia y de bajas, cuya finalidad es que cualquier persona pueda localizar de manera sencilla la información.

La relevancia que se crea en un debido manejo administrativo vincula al ciudadano en el ejercicio de su derecho fundamental como lo es el “acceso a la información” y a seguir como contralor social el actuar de los funcionarios públicos mediante la transparencia, por ello es imprescindible tomar en cuenta el papel preponderante que juegan los archivos de trámite y concentración.

Todo esto viene a cuenta ya que la reforma constitucional en materia de transparencia del 2014 incluye la obligación de expedir una ley general que establezca la organización y administración homogénea de los archivos, misma que determine las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos, la que por cierto no se ha atendido.

Por ello habré de insistir en el papel que juegan todos aquellos quienes desempeñan esa importante labor de clasificar, ordenar y preservar los documentos, mismos que deben de contar con el apoyo para tener una capacitación constante y contar con el equipo y apoyo tecnológico necesario, así como lugar y material adecuado para cumplir con sus funciones.

No omito mencionar que por muchos es conocido que el tema de archivos es considerado como un tema olvidado, que no vende, que no acarrea popularidad, por lo que en la mayoría de las ocasiones los titulares de las dependencias públicas no les otorgan el apoyo suficiente para poder atender cabalmente la obligación de administrar de manera eficiente los documentos, por eso aprovecho este espacio para generar conciencia sobre su valor e importancia y no olvidar que el tema de los archivos públicos, aun cuando está en la agenda, sigue siendo una asignatura pendiente.

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