Ciudad de México.– Pasar de trabajar por cuenta propia a tener el primer empleado es todo un cambio. Aparecen obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social que conviene ordenar antes de hacer la primera contratación.

La buena noticia es que se puede ir de a poco. La clave está en no empezar por la nómina, sino por dejar lista la estructura que permitirá contratar, registrar y pagar correctamente.

Antes de contratar: define qué negocio vas a formalizar

El primer paso es tener claro quién será el empleador y bajo qué figura operará: como persona física con actividad empresarial o como persona moral. La elección depende de factores como el número de socios, el tipo de operación y los planes de crecimiento.

Si el negocio tendrá varios socios o se busca separar jurídicamente el patrimonio de la empresa del de sus accionistas, conformar una sociedad anónima puede ser una de las alternativas. Se trata de una sociedad cuyo capital se divide en acciones y en la que, en términos generales, la responsabilidad de los accionistas se limita a sus aportaciones. Antes de elegir esta figura, conviene ver cómo conformar una sociedad anónima y revisar qué implica su constitución.

En este momento también conviene definir el domicilio fiscal, la actividad económica, quién tendrá la representación legal y cómo se llevará la contabilidad.

Paso 1: pon en orden la situación fiscal

Con la estructura definida, el siguiente paso es revisar el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y las obligaciones fiscales que corresponden al negocio. Si se trata de una persona moral, la empresa debe estar inscrita y contar con la documentación fiscal necesaria para operar y emitir comprobantes.

Si el negocio mantiene sus finanzas separadas de las personales, es más fácil identificar cuánto entra, cuánto se gasta y cuánto cuesta realmente incorporar a una persona al equipo, considerando sueldo, prestaciones, aportaciones de seguridad social, impuestos y otros costos asociados a la contratación.

Paso 2: define el puesto y las condiciones de contratación

Antes de entrevistar candidatos, conviene dejar por escrito sus tareas, el lugar de trabajo, la duración de la jornada, la forma y el monto del salario y en qué condiciones se desarrollará la relación laboral, como lo establece la Ley Federal del Trabajo.

Paso 3: prepara los registros del nuevo empleado

Cuando la contratación implica una relación laboral subordinada, el patrón debe cumplir con los registros correspondientes. Entre ellos está el alta patronal ante el IMSS y la inscripción de los trabajadores en los sistemas que correspondan.

El IMSS dispone de trámites de Alta Patronal e inscripción en el Seguro de Riesgos de Trabajo para empresas que contratan trabajadores. En el caso de personas morales, el registro puede realizarse mediante IMSS Digital y requiere contar con los datos fiscales y de identificación correspondientes.

También hay que revisar la situación del trabajador frente al RFC para determinar el trámite de inscripción.

Paso 4: prepara la primera nómina

Con el trabajador registrado, llega una de las partes que más dudas genera: calcular y documentar el pago.

Si te preguntas qué es una nómina, en términos simples es el registro de los pagos que un empleador realiza a sus trabajadores en un periodo determinado. Incluye percepciones y deducciones y permite determinar el salario neto.

Por eso, antes de hacer el primer pago conviene entender qué es una nómina, qué datos contiene y cómo se relaciona con las obligaciones fiscales y laborales. El comprobante correspondiente se emite mediante un CFDI de nómina y actualmente debe utilizar la versión 4.0 del CFDI con el complemento de nómina 1.2.

El calendario de pagos también debe estar definido desde el comienzo. La Ley Federal del Trabajo establece que el periodo para pagar salarios no puede ser mayor a una semana para trabajos materiales y a 15 días para los demás trabajadores.

Paso 5: separa el dinero del negocio del dinero personal

Cuando al negocio se suman empleados, llevar el control financiero del negocio deja de ser una cuestión de orden y se convierte en una necesidad operativa. El sueldo, las prestaciones, las aportaciones y otros gastos deben poder identificarse por separado de los gastos personales del empleador.

Esto también permite conocer cuánto cuesta mantener realmente cada puesto y si el negocio tiene con qué sostenerlo.

Otro punto que conviene separar es el dinero destinado a la operación de cualquier ahorro personal. Si una persona decide usar MeliDólar para ahorrar en dólares, por ejemplo, debería tener claro qué parte de sus recursos corresponde a sus finanzas personales y cuál necesita el negocio para cubrir gastos y obligaciones en pesos.

Errores que conviene evitar al contratar al primer empleado

Uno de los errores más comunes es acordar un sueldo sin calcular el costo laboral completo. El monto que recibe la persona es sólo una parte del gasto total que representa para el negocio.

También es problemático comenzar a trabajar sin haber definido las condiciones de la relación laboral o dejar los registros para después. La formalización debería ser parte de la preparación de la contratación.

Otro error es mezclar constantemente los recursos personales con los de la empresa. Además de dificultar la contabilidad, esto hace más complicado saber si el negocio realmente genera suficiente dinero para sostener nuevos gastos.

¿Qué sigue después de contratar?

La primera contratación no termina cuando se realiza el primer depósito. A partir de ese momento comienza una rutina que incluye pagos periódicos, emisión de comprobantes, obligaciones ante el IMSS y el SAT, control de vacaciones y prestaciones.

Por eso, antes de crecer el equipo conviene tener un sistema para guardar contratos, comprobantes, fechas de pago y documentación fiscal. La tecnología puede simplificar parte de esta gestión, pero no reemplaza la revisión de las obligaciones que corresponden a cada negocio. También puede ser útil contar con un pronóstico financiero que permita anticipar gastos y evaluar cómo impactará la incorporación de nuevos empleados en las finanzas del negocio.

Tener en orden la estructura, los registros, la documentación laboral y la nómina permite asumir las nuevas obligaciones desde el comienzo y evitar que los trámites queden pendientes.